Bentuk-bentuk Komunikasi Organisasi
Bentuk-bentuk komunikasi organisasi mencakup bentuk komunikasi antar pribadi dan bentuk komunikasi kelompok.
Komunikasi antar pribadi yang menekankan pada definisi hubungan merupakan kegiatan komunikasi yang tidak mungkin dihindari, hal ini sesuai dengan salah satu dari 4 prinsip komunikasi antar pribadi.
Sedangkan komunikasi kelompok dapat dilihat dari komunikasi kelompok kecil (small group communication) dan komunikasi kelompok besar (large group communication) yang masing-masing memiliki aspek positif dan negatifnya.
Komunikasi Manajemen dalam Suatu Organisasi
Dalam komunikasi dan manajemen, komunikasi akan tercermin dan merupakan pondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), directing (pembimbingan dan pengarahan), serta controlling (pengawasan).
Dalam kenyataannya, komunikasi adalah suatu proses integral dari fungsi manajemen itu sendiri. Banyak dibahas gambaran komunikasi sebagai suatu input dasar dan output dalam proses manajemen, juga real time (saat benar-benar terjadi). Sebagai seorang manajer, salah satunya harus secara simultan melakukan komunikasi.
Salah satu tanggung jawab penting dan sulit yang diemban manajer adalah komunikasi, karena kerja atau tugas manajer melalui komunikasi adalah menciptakan understanding (pengertian).
Keefektifan manajer dalam kemampuan yang begitu beragam, terlihat dari keterampilannya berkomunikasi
Terdapat empat proses dalam komunikasi manajemen, yaitu asking (bertanya), telling (memberitahu), listening (mendengarkan), dan undersatnding (memahami).
Peranan Pemimpin dalam Organisasi
Wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan antarpesona (interpersonal roles) yang pada gilirannya menyebabkan adanya tiga peranan informasi (information roles), dan ini pada gilirannya pula menyebabkan sang manajer melakukan peranan memutuskan (decision roles).
Wewenang yang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan tiga peranan yang meliputi hubungan antarpesona yang mendasar, yaitu: (1) peranan tokoh (figurehead role), karena ia seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya sendiri, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara, (2) peranan pemimpin (leader role), sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya, (3) peranan penghubung (liaison role), sebagai penghubung seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara nonformal.
Peranan informasional adalah: (1) peranan monitor (monitor role), dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungannya sebagai sumber informasi, (2) peranan penyebar (disseminator role): sebagai kebalikan dari peranannya sebagai penhubung (liaison role), (3) peranan juru bicara (spokesman role): peranannya sebagai juru bicara ada persamaan dengan peranannya sebagai penghubung. Perbedaannya dalam hal caranya, jika sebagai penghubung ia melakukan komunikasi secara antarpersonal atau kontak pribadi dan tidak selalu resmi, maka sebagai juru bicara tidak selamanya komunikasi dilakukan secara kontak pribadi, tetapi selalu secara resmi.
Peranan keputusan: (1) peranan wiraswasta (entrepreneur role), seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya, (2) peranan pengendali gangguan (disturbance handler role), manajer memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan, (4) peranan perunding (negotiator role): studi mengenai karya manajerial dalam taraf apapun menunjukkan bahwa para manajer menggunakan waktunya yang banyak untuk perundingan.
Manajerial dan Gaya Kepemimpinan
Gaya Kepemimpinan dalam Organisasi
Teori komunikasi organisasional kontemporer cenderung menerima definisi yang disampaikan oleh Tannenbaum, Weschler, dan Massarik (1961), (dalam Pace, 1983), yang menggambarkan kepemimpinan sebagai pengaruh interpersonal, memelihara situasi dan penugasan, melalui proses komunikasi, terhadap pencapaian suatu tujuan khusus atau berbagai tujuan. Esensi kepemimpinan dan managing (pengelolaan), dalam definisi ini adalah pengaruh interpersonal.
Kepemimpinan dan komunikasi adalah dua faktor yang saling terkait. Seperti penggunaan istilah, kepemimpinan terdiri dari pencapaian pengaruh interpesonal melalui komunikasi.
Banyak teori dan analisis tentang model manajerial dan gaya kepemimpinan, tetapi disini membahas enam macam yang cukup populer, yaitu: (1) Managerial Grid Theory (Blake & Mouton), (2) 3-D Theory (Reddin), (3) Situational Theory (Hersey & Blanchard), (4) Four-System Theory (Likert), (5) Continum Theory (Tanenbaum & Schmidt), dan (6) Contigency Theory (Fiedler).
Gaya kepemimpinan seorang manajer mempengaruhi bawahan atau pengikutnya didasari beberapa asumsi tentang karyawan dan apa saja motif mereka. Mc Gregor (dalam Pace, 1983), mengemukakan dua kutub asumsi atau kepercayaan bahwa manajer dan pimpinan memiliki tendensi untuk melakukannya. Mc Gregor menyebutkan Teori X dan Teori Y.
Pendekatan Antarpribadi dalam Komunikasi Organisasi
Gaya komunikasi adalah kekhasan, atau ciri-ciri cara ber-ekspresi dan cara memberi tanggapan dari seseorang ketika berkomunikasi.
Sembilan variabel atau aspek gaya komunikasi yaitu: (1) dominates, takes charge (menguasai, penentuan tugas), (2) dramatizes, jokes, and exaggerates (dramatisasi, lelucon dan membesar-besarkan), (3) argumentative, enjoys, heated discussions (argumentatif/beralasan, menikmati hangatnya diskusi), (4) uses expressive festures and facial expression (menggunakan ekspresi bahasa tubuh dan mimik muka), (5) makes immediate impression, leaves impression (membuat kesan dengan segera dan meninggalkan kesan), (6) calm, relaxed, and easygoing (tenang, santai, praktis), (7) attentive listener, empathetic (pendengar yang baik, berempati), (8) open with feeling and emotions (terbuka dengan perasaan dan emosi), (9) friendly, encouraging, and tackful (ramah, besar hati, bijaksana)
Kendala terhadap interaksi seseorang dengan yang lainnya dilakukan dengan pengenalan tiga ego states (sikap diri) yang dominant atau personalitas fisik menjadi aktif selama individu memberikan transaksi antarpesona. Bentuk persoalan ini sebagai parent (sikap diri orang tua) Adult (sikap diri dewasa), dan Child (sikap diri kanak) untuk menjelaskan sikap diri yang mendasar.
Setiap sikap diri mencerminkan beberapa gaya komunikasi yang dapat dikenali. Terdapat enam gaya komunikasi yang nampak dalam organisasi dari sikap diri: controlling (Parent) structuring (Parent), egalitarian (Adult), dynamic (Adult), relingushing (Child), withdrawing (Child)
Hubungan Manusiawi dan Masalah Kepemimpinan
Hubungan manusia dengan bidang pembahasan kepemimpinan merupakan bidang yang luas sekali. Orang mudah melaksanakan secara tidak sadar, menikmati kepemimpinan secara tidak sadar, maupun memiliki wewenang untuk menggunakan kemampuan kepemimpinannya.
Seberapa jauh ia berhasil menjadi pemimpin yang berwibawa hanya dapat diukur melalui prestasi kerjanya terutama dalam memperoleh partisipasi yang sukarela.
Partisipasi ini diperolehnya berdasarkan pengertian dari pihak yang memberi partisipasinya, bukan berdasarkan penggunaan wewenang resminya. Partisipasinya ini dapat berupa partisipasi dari lingkungan kerja secara langsung maupun dari lingkungan di luar pekerjaan. Semua ini lingkungan di dalam dan di luar lingkup pekerjaan akan menentukan seberapa jauh tujuan organisasi dapat dicapai dan diwujudkan. Untuk maksud inilah Hubungan Manusiawi dipergunakan, walaupun hanya merupakan suatu pendekatan saja yang pemanfaatannya tergantung dari kepekaan, perhatian masing-masing orang terhadap lingkungan dan orang dihadapi.
Kebijakan dan Iklim Komunikasi Organisasi
Kebijakan Komunikasi Organisasi
Kebijakan didefinisikan sebagai pernyataan umum yang dirancang untuk pedoman berpikir bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Pernyataan kebijakan memandu anggota organisasi pada tingkatan yang harus dilakukan dalam suatu situasi tertentu.
Lima syarat kebijakan dapat dikatakan efektif adalah mencerminkan tujuan organisasi, konsisten secara internal, memberikan keleluasaan dalam pengambilan keputusan, dibuat secara tertulis, dan dikomunikasikan kepada anggota organisasi.
Kebijakan komunikasi didefinisikan sebagai suatu penempatan tujuan yang ingin dicapai organisasi dengan memandang komunikasi. Kebijakan komunikasi ini biasanya mencakup garis pedoman dalam arus komunikasi, iklim komunikasi organisasi, kepuasan kerja, serta kepuasan komunikasi.
Burhan (1971) mengembangkan Communication Policy Preference Scale (Skala Pilihan Kebijakan Komunikasi) yang terdiri dari 35 item. Secara garis besar item-item pada skala tersebut menjawab lima pertanyaan besar berikut, yaitu mengapa berkomunikasi, apa yang harus dikomunikasikan, kapan komunikasi terjadi, siapa yang terlibat dalam komunikasi, dan bagaimana seharusnya manajemen organisasi berkomunikasi dengan karyawannya.
Iklim Komunikasi Organisasi
Seperti halnya iklim fisik atau iklim alam yang terdiri dari gabungan suhu, tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, curah hujan serta kekuatan dan arah angin, maka iklim komunikasi adalah gabungan dari perilaku manusia, persepsi terhadap suatu peristiwa, respons antartenaga kerja, harapan-harapan, konflik-konflik interpersonal, dan kesempatan untuk berkembang dalam sebuah organisasi sepanjang tahun yang dirata-ratakan dari sejumlah tahun (Pace, 1983:124)
Setiap lingkungan kerja memiliki atmosfer kerja yang berbeda. Gibb (1986) dalam Curtis (1992) membagi iklim ke dalam dua kategori yaitu Supportiveness Climate (Iklim Mendukung) dan Defensive Climate (Iklim Bertahan). Kedua jenis iklim tersebut saling bertolak belakang satu sama lain. Iklim mendukung mempunyai karakteristik deskripsi, orientasi masalah, spontanitas, empati, kesamaan, dan provisionalisme. Sementara itu, iklim bertahan mempunyai karakteristik evaluasi, kontrol, strategi, kenetralan, keunggulan, dan kepastian.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi Organisasi
Rintangan Komunikasi Organisasi
Dalam komunikasi organisasi, hal-hal yang menjadi rintangan komunikasi dapat berasal dari proses pengiriman dan penerimaan pesan atau faktor personal, serta dari fungsi sistem organisasi itu sendiri atau faktor organisasional.
Faktor personal lain yang sangat penting dalam memberikan kontribusi sebagai rintangan adalah persepsi manusia. Ini karena persepsi dapat mempengaruhi kemampuan manusia dalam memandang dan memahami suatu realita. Orang yang berbeda dapat mempunyai pemahaman yang berbeda terhadap suatu realita yang sama.
Sementara itu, faktor organisasional yang bisa memberikan kontribusi untuk menjadi rintangan komunikasi organisasi adalah kedudukan atau posisi dalam organisasi, hierarki dalam organisasi, keterbatasan komunikasi, hubungan yang tidak personal, sistem aturan dan kebijaksanaan, spesialisasi tugas, ketidakpedulian pimpinan, prestise, dan jaringan komunikasi itu sendiri.
Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi rintangan komunikasi tersebut adalah menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi, menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi pesan, menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi, dan mengembangkan pembuktian gangguan pesan.
Konflik dan Kekuasaan dalam Organisasi
Tidak dapat dipungkiri, hampir semua organisasi pernah mengalami konflik. Konflik organisasi dapat terjadi pada berbagai tingkatan, yaitu pada tingkat interpersonal, antarkelompok, dan antarorganisasi (Miller, 2000:184). Ada banyak hal yang dapat menjadi penyebab timbulnya konflik dalam sebuah organisasi, baik yang berasal dari foktor internal maupun dari faktor eksternal. Penyebab internal merupakan penyebab yang berasal dari dalam organisasi, terutama dari diri anggota-anggota organisasi itu sendiri. Sedangkan penyebab eksternal adalah penyebab yang datang dari pihak lain di luar organisasi tersebut.
Konflik pada umumnya dianggap sebagai hal yang akan selalu membawa dampak negatif dan dapat menghancurkan organisasi. Pandangan ini tidak seluruhnya benar, karena konflik juga ternyata dapat menimbulkan dapampak positif yang membangun. Konflik dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, atau sebaliknya menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pimpinan organisasi harus memiliki kemampuan mengetahui gejala konflik agar dapat mencegah, mengarahkan, atau menghilangkannya. Menyelesaikan suatu konflik memang bukan pekerjaan yang sepele, berbagai hal harus dipertimbangkan agar dapat menghasilkan keputusan dan tindakan terbaik. Sebenarnya hal yang penting untuk dilakukan pimpinan adalah mencegah timbulnya konflik yang dapat mengarah negatif. Bila upaya pencegahan tidak dapat dilakukan, maka konflik harus diketahui sedini mungkin agar tidak berkembang menjadi parah. Ada lima karakteristik yang perlu ada untuk sebuah manajemen konflik (de Vito dalam Curtis, 2000:58), yaitu keterbukaan, empati, sikap mendukung, sikap positif, dan kesamaan.
Perilaku dan Jaringan Komunikasi Organisasi
Pentingnya Proses dalam Perilaku Organisasional
Konsepsi proses pada dasarnya dikaitkan dengan masalah “bagaimana”, dan untuk sebagian besar dengan pertanyaan “mengapa”. Konsepsi itu menekankan dimensi perilaku dan dimensi interaksi dari suatu keadaan. Ia juga menekankan dimensi nilai yang sering kali diabaikan. Jadi proses mencakup seluruh dinamika yang mendasari sebagian besar isi dan masalah perubahan.
Berbicara tentang proses sebagai suatu dimensi yang penting untuk diperhatikan, mungkin ada gunanya untuk mempertimbangkan proses dari segi pandangan berbagai tingkat. Dalam suatu organisasi ada beberapa tingkat yang beroperasi dari orang-orang yang bekerja di dalam organisasi sampai seluruh masyarakat di mana organisasi itu berfungsi. Terdapat sembilan tingkat yang berbeda-beda yang dapat diidentifikasikan antara tingkat mikro (perorangan) dan tingkat makro (masyarakat).
Banyak model-model perilaku organisasional yang muncul selama 100 tahun yang lalu, dan hanya empat dari model itu yang penting dan cukup menonjol yang perlu dibahas lebih lanjut. Model tersebut adalah autocratic, custodial, supportive dan collegial. Keempat model ini mewakili secara historis evolusi pemikiran manajemen.
Jaringan Komunikasi dan Pengembangan Keorganisasian
Komunikasi keorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses aliran (pengiriman dan penerimaan) pesan-pesan yang berorientasikan tujuan di antara sumber-sumber komunikasi, dalam suatu pola dan melalui suatu medium atau media
Tujuan komunikasi keorganisasian adalah memberikan informasi; umpan balik; pengendalian; pengaruh; memecahkan persoalan; pengambilan putusan; mempermudah perubahan; pembentukan kelompok, menjaga pintu.
Komunikasi keorganisasian mempunyai suatu pola aliran atau jaringan. Dalam suatu organisasi dengan beberapa sumber (orang pada berbagai tingkat) pesan-pesan yang dikirimkandan diterima dapat mengikuti suatu pola tetap yang taat asas. Pola-pola seperti itu sangat berguna, dan dapat merupakan indikator yang baik.
Telah diadakan penelitian secara luas atas pola-pola aliran komunikasi dan dikenal sebagai penelitian jaringan komunikasi. Kebanyakan dari penelitian itu diadakan terhadap kelompok-kelompok kecil yang terkendali. Suatu jaringan merupakan suatu sistem dari berbagai titik komunikasi untuk pengambilan keputusan.
Dalam kebanyakan penelitian jaringan, suatu kelompok kecil (biasanya terdiri dari lima orang) diberi suatu tugas, dan kelompok ini berfungsi dalam komunikasi yang terkendalikan. Pengarahan komunikasi dikendalikan sesuai dengan jaringan yang berbeda-beda, pengaruh tiap jaringan terhadap prestasi dan kepuasan dipelajari.
Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya, misalnya mungkin hanya di antara dua orang, tiga atau lebih dan mungkin juga diantara keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dari jaringan itu pun juga akan berbeda-beda.
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola jaringan individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya, dapat digunakan analisis jaringan.
Pengembangan organisasi (PO) sebagai ancangan terhadap perubahan yang direncanakan dalam organisasi, beberapa tahun terakhir ini sangat banyak dipergunakan. Beberapa penulis telah mendefinisikan PO dengan cara yang berbeda-beda. Walaupun ada beberapa titik persamaan dalam definisi-definisi ini, juga tercermin beberapa tekanan khusus di dalamnya.
Ancangan PO terhadap perubahan memperlakukan organisasi sebagai suatu sistem, ungkap Pareek. Dalam hal ini PO berlainan dari penelitian tindakan. Sementara yang terakhir ini berusaha memecahkan satu persoalan tanpa banyak menghiraukan soal-soal yang berhubungan dalam organisasi, yang pertama mepertimbangkan seluruh organisasi. Ini berarti memahami organisasi dalam kaitan dengan lingkungannya, serta dinamika intern dari organisasi itu.
Strategi dan Inovasi dalam Komunikasi Organisasional
Strategi dan Solusi dalam Komunikasi Organisasional
Terdapat empat kategori yang memperkuat performa manusia dan organisasi, mencakup aktivitas-aktivitas: 1) Strategi training (pelatihan); 2) Strategi individual development (pengembangan individu); 3) Strategi organization development (pengembangan organisasi); dan 4) Strategi technical resource development (pengembangan sumber daya secara teknis).
Setiap kategori strategi secara khusus memilih pelatihan dan metode pengembangan yang didasarkan pada satu atau lebih perbedaan filosofi atau teori yang menghasilkan perubahan dalam human being (manusia). Mereka sering kali mengacu kepada tiga dasar pendekatan untuk memodifikasi perilaku: rational, behaviors, dan experential.
Selain berkonotasi “jangka panjang”, strategi manajemen juga mengandung konotasi strategi. Kata strategi sendiri mempunyai pengertian terkait dengan hal-hal seperti kemenangan, kehidupan, atau daya juang. Artinya menyangkut hal yang berkaitan dengan mampu atau tidaknya perusahaan atau organisasi menghadapi tekanan yang muncul dari dalam maupun dari luar. Kalau dapat, maka ia akan terus hidup, kalau tidak, ia akan mati seketika.
Analisis digunakan secara ekstensif dalam suatu organisasi untuk menetapkan status yang terjadi, termasuk fungsi, program, dan aktivitas. Analisis digunakan untuk menemukan apa yang terjadi dan memutuskan apa kelebihan waktu yang telah diberikan. Seperti sebuah diagnosis medis atau diagnosis otomatis, diagnosis organisasional memberikan gambaran bagaimana system dalam organisasi berlangsung. Gambaran yang diperolah dari analisis kemungkinan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, dan kemapanan prosedur untuk mengambil tindakan korektif (benar).
Inovasi dalam Organisasi.
Dalam kenyataannya, pemikiran inovasi berlangsung hampir di setiap organisasi, dan banyak sekali organisasi perguruan tinggi menganggap proses inovasi sebagai salah satu fungsi utama dalam organisasi yang berkaitan dengan produksi (menyangkut kegiatan apa yang telah dikerjakan) dan pemeliharaan.
Inovasi adalah proses pengadopsian ide-ide baru, sedangkan innovativeness adalah sifat dari unit pengadopsian, yaitu tingkatan yang diberikan suatu unit sebelum unit lain melakukan adopsi inovasi.
Proses inovasi dalam organisasi: (1) inovasi adalah sesuatu dari sejumlah kemungkinan yang direspons oleh organisasi untuk mempertemukan suatu tindakan kekuatan eksternal pada organisasi, (2) proses inovasi melalui sejumlah tahapan, mencerminkan peningkatan komitmen oleh organisasi, (3) proses ini tidak berjalan secara langsung, tetapi interaktif, (4) salah satu pengukuran paling baik dari efek inovasi adalah perubahan dalam efektif tidaknya seluruh organisasi.
Pengertian komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun secara tulisan.
Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada makhluk lain yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata. Kata dapat dimanipulasi untuk menyampaikan secara eksplisit sejumlah arti.
Fungsi pesan dalam organisasi adalah untuk memberi informasi, membujuk, memerintah, memberi instruksi, dan mengintegrasikan organisasi. Berlo mengatakan pula bahwa fungsi utama dari pesan dalam organisasi adalah untuk produksi atau agar tugas-tugas organisasi dilakukan untuk inovasi atau menyelidiki alternatif dari tingkah laku yang baru bagi organisasi dan untuk pemeliharaan atau menjaga sistem dan komponennya agar tetap berjalan lancar. Sedangkan Greenbaumm mengemukakan fungsi pesan adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaharuan, integrasi, memberikan informasi dan instruksi.
Beratus-ratus ribu gerakan tubuh manusia yang berbeda-beda dapat dibuat sebagai sinyal komunikasi nonverbal, tetapi dalam bagian ini hanya dipilih beberapa gerakan dasar yang banyak digunakan orang. Di antaranya adalah yang berhubungan dengan suara manusia atau vokalik, gerakan badan seperti kepala, mata, bahu, tangan, kaki, sentuhan, sikap badan, penggunaan ruang atau jarak dan penggunaan waktu, serta metafora.
Bentuk-bentuk komunikasi organisasi mencakup bentuk komunikasi antar pribadi dan bentuk komunikasi kelompok.
Komunikasi antar pribadi yang menekankan pada definisi hubungan merupakan kegiatan komunikasi yang tidak mungkin dihindari, hal ini sesuai dengan salah satu dari 4 prinsip komunikasi antar pribadi.
Sedangkan komunikasi kelompok dapat dilihat dari komunikasi kelompok kecil (small group communication) dan komunikasi kelompok besar (large group communication) yang masing-masing memiliki aspek positif dan negatifnya.
Komunikasi Manajemen dalam Suatu Organisasi
Dalam komunikasi dan manajemen, komunikasi akan tercermin dan merupakan pondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), directing (pembimbingan dan pengarahan), serta controlling (pengawasan).
Dalam kenyataannya, komunikasi adalah suatu proses integral dari fungsi manajemen itu sendiri. Banyak dibahas gambaran komunikasi sebagai suatu input dasar dan output dalam proses manajemen, juga real time (saat benar-benar terjadi). Sebagai seorang manajer, salah satunya harus secara simultan melakukan komunikasi.
Salah satu tanggung jawab penting dan sulit yang diemban manajer adalah komunikasi, karena kerja atau tugas manajer melalui komunikasi adalah menciptakan understanding (pengertian).
Keefektifan manajer dalam kemampuan yang begitu beragam, terlihat dari keterampilannya berkomunikasi
Terdapat empat proses dalam komunikasi manajemen, yaitu asking (bertanya), telling (memberitahu), listening (mendengarkan), dan undersatnding (memahami).
Peranan Pemimpin dalam Organisasi
Wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan antarpesona (interpersonal roles) yang pada gilirannya menyebabkan adanya tiga peranan informasi (information roles), dan ini pada gilirannya pula menyebabkan sang manajer melakukan peranan memutuskan (decision roles).
Wewenang yang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan tiga peranan yang meliputi hubungan antarpesona yang mendasar, yaitu: (1) peranan tokoh (figurehead role), karena ia seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara di kantornya sendiri, ia juga diundang oleh pihak luar untuk menghadiri berbagai upacara, (2) peranan pemimpin (leader role), sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahannya, (3) peranan penghubung (liaison role), sebagai penghubung seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang di luar jalur komando vertikal, baik secara formal maupun secara nonformal.
Peranan informasional adalah: (1) peranan monitor (monitor role), dalam melakukan peranannya sebagai monitor, manajer memandang lingkungannya sebagai sumber informasi, (2) peranan penyebar (disseminator role): sebagai kebalikan dari peranannya sebagai penhubung (liaison role), (3) peranan juru bicara (spokesman role): peranannya sebagai juru bicara ada persamaan dengan peranannya sebagai penghubung. Perbedaannya dalam hal caranya, jika sebagai penghubung ia melakukan komunikasi secara antarpersonal atau kontak pribadi dan tidak selalu resmi, maka sebagai juru bicara tidak selamanya komunikasi dilakukan secara kontak pribadi, tetapi selalu secara resmi.
Peranan keputusan: (1) peranan wiraswasta (entrepreneur role), seorang manajer berusaha memajukan organisasinya dan melakukan penyesuaian terhadap perubahan kondisi lingkungannya, (2) peranan pengendali gangguan (disturbance handler role), manajer memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa yang melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan, (4) peranan perunding (negotiator role): studi mengenai karya manajerial dalam taraf apapun menunjukkan bahwa para manajer menggunakan waktunya yang banyak untuk perundingan.
Manajerial dan Gaya Kepemimpinan
Gaya Kepemimpinan dalam Organisasi
Teori komunikasi organisasional kontemporer cenderung menerima definisi yang disampaikan oleh Tannenbaum, Weschler, dan Massarik (1961), (dalam Pace, 1983), yang menggambarkan kepemimpinan sebagai pengaruh interpersonal, memelihara situasi dan penugasan, melalui proses komunikasi, terhadap pencapaian suatu tujuan khusus atau berbagai tujuan. Esensi kepemimpinan dan managing (pengelolaan), dalam definisi ini adalah pengaruh interpersonal.
Kepemimpinan dan komunikasi adalah dua faktor yang saling terkait. Seperti penggunaan istilah, kepemimpinan terdiri dari pencapaian pengaruh interpesonal melalui komunikasi.
Banyak teori dan analisis tentang model manajerial dan gaya kepemimpinan, tetapi disini membahas enam macam yang cukup populer, yaitu: (1) Managerial Grid Theory (Blake & Mouton), (2) 3-D Theory (Reddin), (3) Situational Theory (Hersey & Blanchard), (4) Four-System Theory (Likert), (5) Continum Theory (Tanenbaum & Schmidt), dan (6) Contigency Theory (Fiedler).
Gaya kepemimpinan seorang manajer mempengaruhi bawahan atau pengikutnya didasari beberapa asumsi tentang karyawan dan apa saja motif mereka. Mc Gregor (dalam Pace, 1983), mengemukakan dua kutub asumsi atau kepercayaan bahwa manajer dan pimpinan memiliki tendensi untuk melakukannya. Mc Gregor menyebutkan Teori X dan Teori Y.
Pendekatan Antarpribadi dalam Komunikasi Organisasi
Gaya komunikasi adalah kekhasan, atau ciri-ciri cara ber-ekspresi dan cara memberi tanggapan dari seseorang ketika berkomunikasi.
Sembilan variabel atau aspek gaya komunikasi yaitu: (1) dominates, takes charge (menguasai, penentuan tugas), (2) dramatizes, jokes, and exaggerates (dramatisasi, lelucon dan membesar-besarkan), (3) argumentative, enjoys, heated discussions (argumentatif/beralasan, menikmati hangatnya diskusi), (4) uses expressive festures and facial expression (menggunakan ekspresi bahasa tubuh dan mimik muka), (5) makes immediate impression, leaves impression (membuat kesan dengan segera dan meninggalkan kesan), (6) calm, relaxed, and easygoing (tenang, santai, praktis), (7) attentive listener, empathetic (pendengar yang baik, berempati), (8) open with feeling and emotions (terbuka dengan perasaan dan emosi), (9) friendly, encouraging, and tackful (ramah, besar hati, bijaksana)
Kendala terhadap interaksi seseorang dengan yang lainnya dilakukan dengan pengenalan tiga ego states (sikap diri) yang dominant atau personalitas fisik menjadi aktif selama individu memberikan transaksi antarpesona. Bentuk persoalan ini sebagai parent (sikap diri orang tua) Adult (sikap diri dewasa), dan Child (sikap diri kanak) untuk menjelaskan sikap diri yang mendasar.
Setiap sikap diri mencerminkan beberapa gaya komunikasi yang dapat dikenali. Terdapat enam gaya komunikasi yang nampak dalam organisasi dari sikap diri: controlling (Parent) structuring (Parent), egalitarian (Adult), dynamic (Adult), relingushing (Child), withdrawing (Child)
Hubungan Manusiawi dan Masalah Kepemimpinan
Hubungan manusia dengan bidang pembahasan kepemimpinan merupakan bidang yang luas sekali. Orang mudah melaksanakan secara tidak sadar, menikmati kepemimpinan secara tidak sadar, maupun memiliki wewenang untuk menggunakan kemampuan kepemimpinannya.
Seberapa jauh ia berhasil menjadi pemimpin yang berwibawa hanya dapat diukur melalui prestasi kerjanya terutama dalam memperoleh partisipasi yang sukarela.
Partisipasi ini diperolehnya berdasarkan pengertian dari pihak yang memberi partisipasinya, bukan berdasarkan penggunaan wewenang resminya. Partisipasinya ini dapat berupa partisipasi dari lingkungan kerja secara langsung maupun dari lingkungan di luar pekerjaan. Semua ini lingkungan di dalam dan di luar lingkup pekerjaan akan menentukan seberapa jauh tujuan organisasi dapat dicapai dan diwujudkan. Untuk maksud inilah Hubungan Manusiawi dipergunakan, walaupun hanya merupakan suatu pendekatan saja yang pemanfaatannya tergantung dari kepekaan, perhatian masing-masing orang terhadap lingkungan dan orang dihadapi.
Kebijakan dan Iklim Komunikasi Organisasi
Kebijakan Komunikasi Organisasi
Kebijakan didefinisikan sebagai pernyataan umum yang dirancang untuk pedoman berpikir bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam suatu organisasi. Pernyataan kebijakan memandu anggota organisasi pada tingkatan yang harus dilakukan dalam suatu situasi tertentu.
Lima syarat kebijakan dapat dikatakan efektif adalah mencerminkan tujuan organisasi, konsisten secara internal, memberikan keleluasaan dalam pengambilan keputusan, dibuat secara tertulis, dan dikomunikasikan kepada anggota organisasi.
Kebijakan komunikasi didefinisikan sebagai suatu penempatan tujuan yang ingin dicapai organisasi dengan memandang komunikasi. Kebijakan komunikasi ini biasanya mencakup garis pedoman dalam arus komunikasi, iklim komunikasi organisasi, kepuasan kerja, serta kepuasan komunikasi.
Burhan (1971) mengembangkan Communication Policy Preference Scale (Skala Pilihan Kebijakan Komunikasi) yang terdiri dari 35 item. Secara garis besar item-item pada skala tersebut menjawab lima pertanyaan besar berikut, yaitu mengapa berkomunikasi, apa yang harus dikomunikasikan, kapan komunikasi terjadi, siapa yang terlibat dalam komunikasi, dan bagaimana seharusnya manajemen organisasi berkomunikasi dengan karyawannya.
Iklim Komunikasi Organisasi
Seperti halnya iklim fisik atau iklim alam yang terdiri dari gabungan suhu, tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, curah hujan serta kekuatan dan arah angin, maka iklim komunikasi adalah gabungan dari perilaku manusia, persepsi terhadap suatu peristiwa, respons antartenaga kerja, harapan-harapan, konflik-konflik interpersonal, dan kesempatan untuk berkembang dalam sebuah organisasi sepanjang tahun yang dirata-ratakan dari sejumlah tahun (Pace, 1983:124)
Setiap lingkungan kerja memiliki atmosfer kerja yang berbeda. Gibb (1986) dalam Curtis (1992) membagi iklim ke dalam dua kategori yaitu Supportiveness Climate (Iklim Mendukung) dan Defensive Climate (Iklim Bertahan). Kedua jenis iklim tersebut saling bertolak belakang satu sama lain. Iklim mendukung mempunyai karakteristik deskripsi, orientasi masalah, spontanitas, empati, kesamaan, dan provisionalisme. Sementara itu, iklim bertahan mempunyai karakteristik evaluasi, kontrol, strategi, kenetralan, keunggulan, dan kepastian.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi Organisasi
Rintangan Komunikasi Organisasi
Dalam komunikasi organisasi, hal-hal yang menjadi rintangan komunikasi dapat berasal dari proses pengiriman dan penerimaan pesan atau faktor personal, serta dari fungsi sistem organisasi itu sendiri atau faktor organisasional.
Faktor personal lain yang sangat penting dalam memberikan kontribusi sebagai rintangan adalah persepsi manusia. Ini karena persepsi dapat mempengaruhi kemampuan manusia dalam memandang dan memahami suatu realita. Orang yang berbeda dapat mempunyai pemahaman yang berbeda terhadap suatu realita yang sama.
Sementara itu, faktor organisasional yang bisa memberikan kontribusi untuk menjadi rintangan komunikasi organisasi adalah kedudukan atau posisi dalam organisasi, hierarki dalam organisasi, keterbatasan komunikasi, hubungan yang tidak personal, sistem aturan dan kebijaksanaan, spesialisasi tugas, ketidakpedulian pimpinan, prestise, dan jaringan komunikasi itu sendiri.
Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi rintangan komunikasi tersebut adalah menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi, menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi pesan, menghilangkan pengantara antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi, dan mengembangkan pembuktian gangguan pesan.
Konflik dan Kekuasaan dalam Organisasi
Tidak dapat dipungkiri, hampir semua organisasi pernah mengalami konflik. Konflik organisasi dapat terjadi pada berbagai tingkatan, yaitu pada tingkat interpersonal, antarkelompok, dan antarorganisasi (Miller, 2000:184). Ada banyak hal yang dapat menjadi penyebab timbulnya konflik dalam sebuah organisasi, baik yang berasal dari foktor internal maupun dari faktor eksternal. Penyebab internal merupakan penyebab yang berasal dari dalam organisasi, terutama dari diri anggota-anggota organisasi itu sendiri. Sedangkan penyebab eksternal adalah penyebab yang datang dari pihak lain di luar organisasi tersebut.
Konflik pada umumnya dianggap sebagai hal yang akan selalu membawa dampak negatif dan dapat menghancurkan organisasi. Pandangan ini tidak seluruhnya benar, karena konflik juga ternyata dapat menimbulkan dapampak positif yang membangun. Konflik dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, atau sebaliknya menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pimpinan organisasi harus memiliki kemampuan mengetahui gejala konflik agar dapat mencegah, mengarahkan, atau menghilangkannya. Menyelesaikan suatu konflik memang bukan pekerjaan yang sepele, berbagai hal harus dipertimbangkan agar dapat menghasilkan keputusan dan tindakan terbaik. Sebenarnya hal yang penting untuk dilakukan pimpinan adalah mencegah timbulnya konflik yang dapat mengarah negatif. Bila upaya pencegahan tidak dapat dilakukan, maka konflik harus diketahui sedini mungkin agar tidak berkembang menjadi parah. Ada lima karakteristik yang perlu ada untuk sebuah manajemen konflik (de Vito dalam Curtis, 2000:58), yaitu keterbukaan, empati, sikap mendukung, sikap positif, dan kesamaan.
Perilaku dan Jaringan Komunikasi Organisasi
Pentingnya Proses dalam Perilaku Organisasional
Konsepsi proses pada dasarnya dikaitkan dengan masalah “bagaimana”, dan untuk sebagian besar dengan pertanyaan “mengapa”. Konsepsi itu menekankan dimensi perilaku dan dimensi interaksi dari suatu keadaan. Ia juga menekankan dimensi nilai yang sering kali diabaikan. Jadi proses mencakup seluruh dinamika yang mendasari sebagian besar isi dan masalah perubahan.
Berbicara tentang proses sebagai suatu dimensi yang penting untuk diperhatikan, mungkin ada gunanya untuk mempertimbangkan proses dari segi pandangan berbagai tingkat. Dalam suatu organisasi ada beberapa tingkat yang beroperasi dari orang-orang yang bekerja di dalam organisasi sampai seluruh masyarakat di mana organisasi itu berfungsi. Terdapat sembilan tingkat yang berbeda-beda yang dapat diidentifikasikan antara tingkat mikro (perorangan) dan tingkat makro (masyarakat).
Banyak model-model perilaku organisasional yang muncul selama 100 tahun yang lalu, dan hanya empat dari model itu yang penting dan cukup menonjol yang perlu dibahas lebih lanjut. Model tersebut adalah autocratic, custodial, supportive dan collegial. Keempat model ini mewakili secara historis evolusi pemikiran manajemen.
Jaringan Komunikasi dan Pengembangan Keorganisasian
Komunikasi keorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses aliran (pengiriman dan penerimaan) pesan-pesan yang berorientasikan tujuan di antara sumber-sumber komunikasi, dalam suatu pola dan melalui suatu medium atau media
Tujuan komunikasi keorganisasian adalah memberikan informasi; umpan balik; pengendalian; pengaruh; memecahkan persoalan; pengambilan putusan; mempermudah perubahan; pembentukan kelompok, menjaga pintu.
Komunikasi keorganisasian mempunyai suatu pola aliran atau jaringan. Dalam suatu organisasi dengan beberapa sumber (orang pada berbagai tingkat) pesan-pesan yang dikirimkandan diterima dapat mengikuti suatu pola tetap yang taat asas. Pola-pola seperti itu sangat berguna, dan dapat merupakan indikator yang baik.
Telah diadakan penelitian secara luas atas pola-pola aliran komunikasi dan dikenal sebagai penelitian jaringan komunikasi. Kebanyakan dari penelitian itu diadakan terhadap kelompok-kelompok kecil yang terkendali. Suatu jaringan merupakan suatu sistem dari berbagai titik komunikasi untuk pengambilan keputusan.
Dalam kebanyakan penelitian jaringan, suatu kelompok kecil (biasanya terdiri dari lima orang) diberi suatu tugas, dan kelompok ini berfungsi dalam komunikasi yang terkendalikan. Pengarahan komunikasi dikendalikan sesuai dengan jaringan yang berbeda-beda, pengaruh tiap jaringan terhadap prestasi dan kepuasan dipelajari.
Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya, misalnya mungkin hanya di antara dua orang, tiga atau lebih dan mungkin juga diantara keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dari jaringan itu pun juga akan berbeda-beda.
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini ditentukan oleh pola jaringan individu dengan arus informasi dalam jaringan komunikasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya, dapat digunakan analisis jaringan.
Pengembangan organisasi (PO) sebagai ancangan terhadap perubahan yang direncanakan dalam organisasi, beberapa tahun terakhir ini sangat banyak dipergunakan. Beberapa penulis telah mendefinisikan PO dengan cara yang berbeda-beda. Walaupun ada beberapa titik persamaan dalam definisi-definisi ini, juga tercermin beberapa tekanan khusus di dalamnya.
Ancangan PO terhadap perubahan memperlakukan organisasi sebagai suatu sistem, ungkap Pareek. Dalam hal ini PO berlainan dari penelitian tindakan. Sementara yang terakhir ini berusaha memecahkan satu persoalan tanpa banyak menghiraukan soal-soal yang berhubungan dalam organisasi, yang pertama mepertimbangkan seluruh organisasi. Ini berarti memahami organisasi dalam kaitan dengan lingkungannya, serta dinamika intern dari organisasi itu.
Strategi dan Inovasi dalam Komunikasi Organisasional
Strategi dan Solusi dalam Komunikasi Organisasional
Terdapat empat kategori yang memperkuat performa manusia dan organisasi, mencakup aktivitas-aktivitas: 1) Strategi training (pelatihan); 2) Strategi individual development (pengembangan individu); 3) Strategi organization development (pengembangan organisasi); dan 4) Strategi technical resource development (pengembangan sumber daya secara teknis).
Setiap kategori strategi secara khusus memilih pelatihan dan metode pengembangan yang didasarkan pada satu atau lebih perbedaan filosofi atau teori yang menghasilkan perubahan dalam human being (manusia). Mereka sering kali mengacu kepada tiga dasar pendekatan untuk memodifikasi perilaku: rational, behaviors, dan experential.
Selain berkonotasi “jangka panjang”, strategi manajemen juga mengandung konotasi strategi. Kata strategi sendiri mempunyai pengertian terkait dengan hal-hal seperti kemenangan, kehidupan, atau daya juang. Artinya menyangkut hal yang berkaitan dengan mampu atau tidaknya perusahaan atau organisasi menghadapi tekanan yang muncul dari dalam maupun dari luar. Kalau dapat, maka ia akan terus hidup, kalau tidak, ia akan mati seketika.
Analisis digunakan secara ekstensif dalam suatu organisasi untuk menetapkan status yang terjadi, termasuk fungsi, program, dan aktivitas. Analisis digunakan untuk menemukan apa yang terjadi dan memutuskan apa kelebihan waktu yang telah diberikan. Seperti sebuah diagnosis medis atau diagnosis otomatis, diagnosis organisasional memberikan gambaran bagaimana system dalam organisasi berlangsung. Gambaran yang diperolah dari analisis kemungkinan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, dan kemapanan prosedur untuk mengambil tindakan korektif (benar).
Inovasi dalam Organisasi.
Dalam kenyataannya, pemikiran inovasi berlangsung hampir di setiap organisasi, dan banyak sekali organisasi perguruan tinggi menganggap proses inovasi sebagai salah satu fungsi utama dalam organisasi yang berkaitan dengan produksi (menyangkut kegiatan apa yang telah dikerjakan) dan pemeliharaan.
Inovasi adalah proses pengadopsian ide-ide baru, sedangkan innovativeness adalah sifat dari unit pengadopsian, yaitu tingkatan yang diberikan suatu unit sebelum unit lain melakukan adopsi inovasi.
Proses inovasi dalam organisasi: (1) inovasi adalah sesuatu dari sejumlah kemungkinan yang direspons oleh organisasi untuk mempertemukan suatu tindakan kekuatan eksternal pada organisasi, (2) proses inovasi melalui sejumlah tahapan, mencerminkan peningkatan komitmen oleh organisasi, (3) proses ini tidak berjalan secara langsung, tetapi interaktif, (4) salah satu pengukuran paling baik dari efek inovasi adalah perubahan dalam efektif tidaknya seluruh organisasi.
Pengertian komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan maupun secara tulisan.
Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada makhluk lain yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata. Kata dapat dimanipulasi untuk menyampaikan secara eksplisit sejumlah arti.
Fungsi pesan dalam organisasi adalah untuk memberi informasi, membujuk, memerintah, memberi instruksi, dan mengintegrasikan organisasi. Berlo mengatakan pula bahwa fungsi utama dari pesan dalam organisasi adalah untuk produksi atau agar tugas-tugas organisasi dilakukan untuk inovasi atau menyelidiki alternatif dari tingkah laku yang baru bagi organisasi dan untuk pemeliharaan atau menjaga sistem dan komponennya agar tetap berjalan lancar. Sedangkan Greenbaumm mengemukakan fungsi pesan adalah untuk mengatur, untuk melakukan pembaharuan, integrasi, memberikan informasi dan instruksi.
Beratus-ratus ribu gerakan tubuh manusia yang berbeda-beda dapat dibuat sebagai sinyal komunikasi nonverbal, tetapi dalam bagian ini hanya dipilih beberapa gerakan dasar yang banyak digunakan orang. Di antaranya adalah yang berhubungan dengan suara manusia atau vokalik, gerakan badan seperti kepala, mata, bahu, tangan, kaki, sentuhan, sikap badan, penggunaan ruang atau jarak dan penggunaan waktu, serta metafora.