Dasar-dasar
Komunikasi Organisasional : Pengertian, Ruang Lingkup, dan Peranan
Komunikasi
Pengertian Komunikasi Organisasional
Secara sederhana,
komunikasi organisasi didefinisikan sebagai komunikasi yang terjadi di dalam
organisasi. Komunikasi dalam organisasi ini mencakup semua proses verbal dan
nonverbal, baik secara linier maupun transaksional. Dari definisi mengenai
komunikasi organisasional, terdapat dua konsep utama yang perlu dipahami, yaitu
konsep komunikasi dan konsep organisasi.
Secara etimologis,
komunikasi berasal dari bahasa latin yaitu communicatio. Kata asli dari
communicatio adalah communis yang memiliki arti sama (seperti halnya dalam
bahasa inggris common). “sama’ di sini maksudnya sama makna dan sama arti.
Komunikasi terjadi apabila terdapat kesamaan makna mengenai suatu pesan yang
disampaikan komunikator dan diterima komunikan. Dengan demikian komunikasi
dapat diartikan sebagai proses penyampaian ide dari sumber kepada penerima
dengan tujuan tercapainya tujuan bersama.
Sementara itu organisasi
adalah kelompok manusia yang secara sengaja dibentuk untuk mencapai suatu
tujuan bersama tertentu. Dari definisi organisasi ini dapat dilihat beberapa
hakikat organisasi, yaitu : pertama, yaitu bahwa organisasi merupakan sebuah
sistem yang stabil dan mapan, baik dari segi hukum maupun sosial. Kedua,
organisasi merupakan sekumpulan orang yang melakukan kerja sama. Ketiga, dalam
suatu organisasi terdapat jenjang atau hierarki kepangkatan atau tungkatan
karir. Setiap orang mempunyai tugas dan kewajiban sesuai dengan tingkat
kepangkatannya, ada pimpinan dan ada bawahan. Dan keempat, dalam organisasi
harus ada tujuan yang hendak dicapai.
Selanjutnya.
Sebagai sebuah bidang terapan maka komunikasi organisasi dibangun oleh berbagai
disiplin ilmu. Disiplin ilmu yang menonjol sumbangannya bagi komunikasi
organisasi adalah psikologi, sosiologi, psikologi sosial, antropologi dan ilmu
politik.
Perspektif dan Teori-teori Komunikasi Organisasional
Tiga perspektif
dalam komunikasi organisasional adalah :
1. The scientific management school, pandangan mekanistik tentang perilaku
manusia dimotivasi secara ekonomi, dan akan merespon maksimum bila penghargaan
materi diberikan sesuai dengan prestasi kerjanya.
2. Human relation school, pendekatan ini berkembang sebagai reaksi terhadap
perhatian yang dinilai terlalu berlebihan terhadap faktor-faktor fisik dalam
mengukur keberhasilan organisasi. Salah satu asumsi yang sangat prinsipil dari
pendekatan ini adalah kenaikan kepuasan kerja akan berakibat lanjut pada
kenaikan produktivitas.
3. System school, perpektif ini menekankan pada fungsi integrasi dan
koordinasi pada proses, baik di dalam maupun di antara organisasi. Pendekatan
ini dilakukan dengan mengombinasikan unsur-unsur yang baik dari dua pendekatan
sebelumnya.
Teori-teori komunikasi
organisasi
1. Weick Theory of organizing, teori menggambarkan bagaimana sebuah benda
(noun) “organisasi” dijadikan kata kerja (verb) “Pengorganisasian”. Perhatian
teori ini adalah pada interaksi dan simbolisme dalam proses pengorganisasian.
Tiga aspek yang menjadi perhatian weick dalam konsep proses pengorganisasian
yaitu pemeranan (menghimpun lanjut), seleksi (memasukan seperangkat penafsiran
ke dalam bagian yang dihimpun), dan retensi (penyimpanan segmen-segmen yang
sudah diinterpretasikan untuk pemakaian pada masa mendatang).
2. Structuration Theory, teori ini dikemukakan oleh Anthony Giddens,
seorang sosiolog dari Inggris. Fokus utama structuration theory adalah bahwa
hubungan antara structure dan agency harus didefinisikan dalam term dualitas
struktur. Konsep ini mengemukakan bahwa struktur dihasilkan oleh agen manusia
tapi pada waktu yang sama menjadi media di mana agency beroperasi.
3. The theory of independent mindedness, teori ini menguji keefektifan
komunikasi organisasi dengan melihat dua perspektif, yaitu :
- Ia memprediksi bahwa tenaga kerja lebih senang kepada supervisor
yang memberikan bawahannya kebebasan untuk berekspresi dan menerima konsep
diri bawahanya.
- Ia memprediksi bahwa tenaga kerja yang mendapat perlakuan seperti
ini dari supervisornya akan memberikan keuntungan bagi organisasi karena
mereka akan menjadi lebih produktif, lebih nyaman dengan pekerjaannya, dan
lebih memiliki komitmen terhadap organisasi.
Teori
ini mengasumsikan bahwa nilai yang dianut oleh masyarakat umum seharusnya
diterima dan diterapkan dalam lingkungan kerja.
4. Uncertainty reduction theory, dikemukanan oleh Berger dan Calabrase
pada tahun 1975, dan dilanjutkan oleh Lester pada tahun 1987. Teori ini
memusatkan perhatiannya pada proses sosialisasi anggota baru organisasi.
5. A Theory of organizational Assimilation, Jablin – pakar teori ini – dan
rekannya, Miller, mempresentasikan model empat tahap yang lebih memfokuskan
perhatiannya pada cara tenaga kerja mempengaruhi organisasi mereka, sebagaimana
mereka dipengaruhi oleh organisasi. Empat tahap tersebut adalah :
- Vocational socialization
- Anticipatory socialization
- Encounter
- Metamorphosis
Peranan Komunikasi dan Arus Informasi di dalam Komunikasi
Organisasional
Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi ibarat
oksigen bagi kehidupan manusia di dalam sebuah organisasi. Melalui komunikasi
akan timbul partipasi individu anggota-anggota organisasi yang pada gilirannya
partisipasi individu ini akan melahirkan kerja sama, dan ini merupakan hal yang
sangat menunjang dalam mewujudkan tujuan organisasi.
Beberapa tujua
komunikasi organisasi di antaranya adalah : memberikan informasi, sebagai umpan
balik, pengendalian, menciptakan pengaruh, membantu pemecahan masalah, membantu
pengambilan keputusan, mempermudah perubahan, pembentukan kelompok, dan penjaga
pintu atau penyaring informasi.
Secara garis besar,
kegiatan komunikasi melibatkan empat fungsi, yaitu : fungsi informatif,
regulatif, persuasif dan integratif. Selain itu ada pendapat lain yang
menyampaikan tiga fungsi komunikasi dalam organisasi formal yaitu fungsi
perintah, fungsi relasional, dan fungsi manajemen ambigu.
Arus Informasi dalam Organisasi
Arah arus informasi
dalam komunikasi organisasional mencakup dua bagian besar, yaitu : komunikasi
internal dan komunikasi eksternal. Komunikasi internal adalah komunikasi yang
berlangsung di antara orang-orang yang berada di dalam suatu organisasi.
Komunikasi ini mencakup komunikasi vertikal (downward dan upward
communication), horizontal, dan diagonal atau cross-channel communication. Sedangkan
komunikasi eksternal adalah komunikasi yang terjadi antara suatu organisasi dan
publik atau khalayak luar. Selain itu, dalam arus informasi dikenal pula
istilah grapevine yang memiliki pengertian metode penyampaian pesan rahasia
dari individu yang bukan dari saluran resmi.
Sementara itu,
sifat aliran informasi dalam suatu organisasi ada tiga, yaitu serantak,
berurutan, atau kombinasi dari keduannya. Dan dalam komunikasi organisasi
terdapat pola-pola aliran informasi, yaitu pola roda dan pola lingkaran.
Budaya Organisasi : Suatu Konsep Menuju Efektivitas
Organisasi
Pengertian Budaya Organisasi
Banyak definisi
yang dikemukakan, baik oleh para ahli maupun praktisi mengenai budaya
organisasi, satu di antaranya yang sangat operasional adalah : suatu nilai-nilai
yang menjadi pedoman sumber daya manusia untuk menghadapi permasalahan
eksternal dan usaha penyesuaian integrasi ke dalam organisasi, sehingga
masing-masing anggota organisasi harus memahami nilai-nilai yang ada dan
bagaimana mereka harus bertindak atau berperilaku. Budaya organisasi dapat
bersumber dan dipertahankan melalui pendiri, seleksi, manajemen puncak dan
sosialisasi. Budaya organisasi yang di dalamnya terdiri dari dua lapisan, yaitu
: visible artifacts dan budaya itu sendiri perlu disosialisasikan kepada
seluruh anggota dan dapat dipelajari dengan cara sederhana dan mudah, seperti
melalui : cerita, acara-acara ritual, material, dan bahasa.
Budaya Organisasi Menuju Keberhasilan Organisasi
Robbins mengatakan
bahwa ada empat variabel yang membuat efektivitas organisasi, yaitu
organization’s culture, strategy, environment, dan technology. Budaya
organisasi yang dapat menunjang keberhasilan organisasi adalah budaya yang
kuat. Suatu budaya akan menjadi kuat apabila ditunjang oleh: 1) penyebaran
nilai-nilai budaya, dan 2) tingkat komitmen anggota organisasi terhadap inti
dari nilai-nilai yang ada.
Ada tujuh langkah
untuk menentukan budaya organisasi yaitu : 1) mencari persepsi-persepsi yang
ada dalam organisasi; 2) mencari persepsi mayoritas; 3) membuat key-words; 4) menentukan strategi sosialisasi; 5)
pengaruh perencanaan strategi organisasi terhadap strategi implementasi budaya
organisasi; 6) hasil key-words dituangkan ke dalam bentuk slogan; 7) proses sosialisasi budaya
organisasi.
Budaya organisasi
selain memberikan manfaat bagi individu di dalamnya juga memberikan manfaat
bagi organisasinya itu sendiri. Ada empat budaya yang dapat dikembangkan pada
sebuah organisasi, yakni; 1) budaya adaptasi; 2) budaya partisipatif; 3) budaya
misi; dan 4) budaya konsisten. Budaya organisasi bisa saja berubah bila terjadi
sesuatu yang memungkinkan hal tersebut. Namun demikian, memelihara budaya
organisasi tetap perlu dilakukan melalui 5 langkah, yaitu: 1) motivasi dari
pimpinan; 2) keteladanan dari pimpinan; 3) organisasi harus adaptif terhadap
subbudaya dan memperkayanya; 4) bimbingan dari pimpinan; dan 5) penjelasan dari
pimpinan untuk saling bekerja sama di antara subbudaya yang ada.
Budaya Kerja Unggul sebagai Upaya Efektivitas Organisasi
Teori organisasi
membahas persoalan apa yang membuat sebuah organisasi efektif, yaitu struktur
organisasi yang tepat sehingga memiliki budaya kerja yang unggul. Budaya kerja
yang unggul harus diaplikasikan dalam sebuah organisasi untuk mencapai
keberhasilan atau efektivitas.
Budaya kerja pada
sebuah organisasi biasanya dikaitkan dengan sistem nilai, norma, sikap, dan
etika kerja yang dipegang oleh setiap karyawan. Empat elemen ini menjadi asas
untuk mengawal setiap perilaku karyawan, cara mereka berpikir, berhubungan
antara satu sama lain dan berinteraksi dengan lingkungannya. Nilai berperan
sebagai alat ukur atau penentu dalam membuat suatu tindakan. Adapun norma
merupakan peraturan-peraturan dan perilaku yang diterima dalam masyarakat.
Sikap adalah kesediaan seseorang dari segi mental dan fisik untuk bertindak
terhdap sesuatu. Etika adalah prinsip-prinsip kerja sama terbentuk dari
gabungan unsur nilai, norma dan sikap yang disepakati bersama oleh kelompok.
Unggul selalu
dikaitkan dengan peningkatan kualitas dan produktivitas. Untuk mendapatkan
budaya kerja unggul atau cemerlang memiliki beberapa prasyarat, yaitu komitmen
seluruh anggota, kesadaran akan pentingnya kualitas organisasi dan kesadaran
akan sulitnya pencapaian keberhasilan serta hakikat keberhasilan yang tidak
pernah berhenti pada sebuah terminal (sustain)
Dimensi-dimensi
Komunikasi Organisasi
Bentuk-bentuk
Komunikasi Organisasi
Bentuk-bentuk komunikasi organisasi mencakup bentuk komunikasi antar
pribadi dan bentuk komunikasi kelompok.
Komunikasi antar pribadi yang menekankan pada definisi hubungan merupakan
kegiatan komunikasi yang tidak mungkin dihindari, hal ini sesuai dengan salah
satu dari 4 prinsip komunikasi antar pribadi.
Sedangkan komunikasi kelompok dapat dilihat dari komunikasi kelompok kecil
(small group communication) dan komunikasi kelompok besar (large group
communication) yang masing-masing memiliki aspek positif dan negatifnya.
Komunikasi Manajemen dalam Suatu Organisasi
Dalam komunikasi dan manajemen, komunikasi akan tercermin dan merupakan
pondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu planning
(perencanaan), organizing (pengorganisasian), directing (pembimbingan dan
pengarahan), serta controlling (pengawasan).
Dalam kenyataannya, komunikasi adalah suatu proses integral dari fungsi
manajemen itu sendiri. Banyak dibahas gambaran komunikasi sebagai suatu input
dasar dan output dalam proses manajemen, juga real time (saat benar-benar
terjadi). Sebagai seorang manajer, salah satunya harus secara simultan
melakukan komunikasi.
Salah satu tanggung jawab penting dan sulit yang diemban manajer adalah
komunikasi, karena kerja atau tugas manajer melalui komunikasi adalah
menciptakan understanding (pengertian).
Keefektifan manajer dalam kemampuan yang begitu beragam, terlihat dari
keterampilannya berkomunikasi
Terdapat empat
proses dalam komunikasi manajemen, yaitu asking (bertanya), telling
(memberitahu), listening (mendengarkan), dan undersatnding (memahami).
Peranan Pemimpin dalam Organisasi
Wewenang formal seorang manajer menyebabkan timbulnya tiga peranan
antarpesona (interpersonal roles) yang pada gilirannya menyebabkan adanya tiga
peranan informasi (information roles), dan ini pada gilirannya pula menyebabkan
sang manajer melakukan peranan memutuskan (decision roles).
Wewenang yang formal dari seorang manajer secara langsung akan menimbulkan
tiga peranan yang meliputi hubungan antarpesona yang mendasar, yaitu: (1)
peranan tokoh (figurehead role), karena ia seorang tokoh, maka selain memimpin
berbagai upacara di kantornya sendiri, ia juga diundang oleh pihak luar untuk
menghadiri berbagai upacara, (2) peranan pemimpin (leader role), sebagai
pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang
dilakukan bawahannya, (3) peranan penghubung (liaison role), sebagai penghubung
seorang manajer melakukan komunikasi dengan orang di luar jalur komando
vertikal, baik secara formal maupun secara nonformal.
Peranan informasional adalah: (1) peranan monitor (monitor role), dalam
melakukan peranannya sebagai monitor, manajer
memandang lingkungannya sebagai sumber informasi, (2) peranan penyebar
(disseminator role): sebagai kebalikan dari peranannya sebagai penhubung
(liaison role), (3) peranan juru bicara (spokesman role): peranannya sebagai
juru bicara ada persamaan dengan peranannya sebagai penghubung. Perbedaannya
dalam hal caranya, jika sebagai penghubung ia melakukan komunikasi secara
antarpersonal atau kontak pribadi dan tidak selalu resmi, maka sebagai juru
bicara tidak selamanya komunikasi dilakukan secara kontak pribadi, tetapi selalu
secara resmi.
Peranan keputusan: (1) peranan wiraswasta (entrepreneur role), seorang
manajer berusaha memajukan organisasinya dan melakukan penyesuaian terhadap
perubahan kondisi lingkungannya, (2) peranan pengendali gangguan (disturbance
handler role), manajer memutuskan pekerjaan apa yang harus dilakukan, siapa
yang melaksanakan, dan bagaimana pembagian pekerjaan dilangsungkan, (4) peranan
perunding (negotiator role): studi mengenai karya manajerial dalam taraf apapun
menunjukkan bahwa para manajer menggunakan waktunya yang banyak untuk
perundingan.
Manajerial dan Gaya Kepemimpinan
Gaya Kepemimpinan dalam Organisasi
Teori komunikasi organisasional kontemporer cenderung menerima definisi
yang disampaikan oleh Tannenbaum, Weschler, dan Massarik (1961), (dalam Pace,
1983), yang menggambarkan kepemimpinan sebagai pengaruh interpersonal,
memelihara situasi dan penugasan, melalui proses komunikasi, terhadap
pencapaian suatu tujuan khusus atau berbagai tujuan. Esensi kepemimpinan dan
managing (pengelolaan), dalam definisi ini adalah pengaruh interpersonal.
Kepemimpinan dan komunikasi adalah dua faktor yang saling terkait. Seperti
penggunaan istilah, kepemimpinan terdiri dari pencapaian pengaruh interpesonal
melalui komunikasi.
Banyak teori dan
analisis tentang model manajerial dan gaya kepemimpinan, tetapi disini membahas
enam macam yang cukup populer, yaitu: (1) Managerial Grid Theory (Blake &
Mouton), (2) 3-D Theory (Reddin), (3) Situational Theory (Hersey &
Blanchard), (4) Four-System Theory (Likert), (5) Continum Theory (Tanenbaum
& Schmidt), dan (6) Contigency Theory (Fiedler).
Gaya
kepemimpinan seorang manajer mempengaruhi bawahan atau pengikutnya didasari
beberapa asumsi tentang karyawan dan apa saja motif mereka. Mc Gregor (dalam
Pace, 1983), mengemukakan dua kutub asumsi atau kepercayaan bahwa manajer dan
pimpinan memiliki tendensi untuk melakukannya. Mc Gregor menyebutkan Teori X
dan Teori Y.
Pendekatan Antarpribadi dalam Komunikasi
Organisasi
Gaya komunikasi adalah kekhasan, atau ciri-ciri cara ber-ekspresi dan cara
memberi tanggapan dari seseorang ketika berkomunikasi.
Sembilan variabel
atau aspek gaya komunikasi yaitu: (1) dominates, takes charge (menguasai,
penentuan tugas), (2) dramatizes, jokes, and exaggerates (dramatisasi, lelucon
dan membesar-besarkan), (3) argumentative, enjoys, heated discussions
(argumentatif/beralasan, menikmati hangatnya diskusi), (4) uses expressive
festures and facial expression (menggunakan ekspresi bahasa tubuh dan mimik
muka), (5) makes immediate impression, leaves impression (membuat kesan dengan
segera dan meninggalkan kesan), (6) calm, relaxed, and easygoing (tenang,
santai, praktis), (7) attentive listener, empathetic (pendengar yang baik,
berempati), (8) open with feeling and emotions (terbuka dengan perasaan dan
emosi), (9) friendly, encouraging, and tackful (ramah, besar hati, bijaksana)
Kendala terhadap
interaksi seseorang dengan yang lainnya dilakukan dengan pengenalan tiga ego
states (sikap diri) yang dominant atau personalitas fisik menjadi aktif selama
individu memberikan transaksi antarpesona. Bentuk persoalan ini sebagai parent
(sikap diri orang tua) Adult (sikap diri dewasa), dan Child (sikap diri kanak)
untuk menjelaskan sikap diri yang mendasar.
Setiap sikap diri
mencerminkan beberapa gaya
komunikasi yang dapat dikenali. Terdapat enam gaya komunikasi yang nampak dalam organisasi
dari sikap diri: controlling (Parent) structuring (Parent), egalitarian
(Adult), dynamic (Adult), relingushing (Child), withdrawing (Child)
Hubungan Manusiawi dan Masalah Kepemimpinan
Hubungan manusia
dengan bidang pembahasan kepemimpinan merupakan bidang yang luas sekali. Orang
mudah melaksanakan secara tidak sadar, menikmati kepemimpinan secara tidak
sadar, maupun memiliki wewenang untuk menggunakan kemampuan kepemimpinannya.
Seberapa jauh ia
berhasil menjadi pemimpin yang berwibawa hanya dapat diukur melalui prestasi
kerjanya terutama dalam memperoleh partisipasi yang sukarela.
Partisipasi ini
diperolehnya berdasarkan pengertian dari pihak yang memberi partisipasinya, bukan
berdasarkan penggunaan wewenang resminya. Partisipasinya ini dapat berupa partisipasi dari
lingkungan kerja secara langsung maupun dari lingkungan di luar pekerjaan. Semua
ini lingkungan di dalam dan di luar lingkup pekerjaan akan menentukan seberapa
jauh tujuan organisasi dapat dicapai dan diwujudkan. Untuk maksud inilah
Hubungan Manusiawi dipergunakan, walaupun hanya merupakan suatu pendekatan saja
yang pemanfaatannya tergantung dari kepekaan, perhatian masing-masing orang
terhadap lingkungan dan orang dihadapi.
Kebijakan dan Iklim Komunikasi Organisasi
Kebijakan Komunikasi Organisasi
Kebijakan didefinisikan sebagai pernyataan umum yang dirancang untuk
pedoman berpikir bagi setiap orang mengenai pengambilan keputusan dalam suatu
organisasi. Pernyataan kebijakan memandu anggota organisasi pada tingkatan yang
harus dilakukan dalam suatu situasi tertentu.
Lima syarat kebijakan dapat dikatakan efektif adalah mencerminkan tujuan
organisasi, konsisten secara internal, memberikan keleluasaan dalam pengambilan
keputusan, dibuat secara tertulis, dan dikomunikasikan kepada anggota
organisasi.
Kebijakan komunikasi didefinisikan sebagai suatu penempatan tujuan yang
ingin dicapai organisasi dengan memandang komunikasi. Kebijakan komunikasi ini
biasanya mencakup garis pedoman dalam arus komunikasi, iklim komunikasi
organisasi, kepuasan kerja, serta kepuasan komunikasi.
Burhan (1971)
mengembangkan Communication Policy Preference Scale (Skala Pilihan Kebijakan
Komunikasi) yang terdiri dari 35 item. Secara garis besar item-item pada skala
tersebut menjawab lima
pertanyaan besar berikut, yaitu mengapa berkomunikasi, apa yang harus
dikomunikasikan, kapan komunikasi terjadi, siapa yang terlibat dalam
komunikasi, dan bagaimana seharusnya manajemen organisasi berkomunikasi dengan
karyawannya.
Iklim Komunikasi Organisasi
Seperti halnya iklim fisik atau iklim alam yang terdiri dari gabungan suhu,
tekanan udara, kelembaban, sinar matahari, curah hujan serta kekuatan dan arah
angin, maka iklim komunikasi adalah gabungan dari perilaku manusia, persepsi
terhadap suatu peristiwa, respons antartenaga kerja, harapan-harapan,
konflik-konflik interpersonal, dan kesempatan untuk berkembang dalam sebuah
organisasi sepanjang tahun yang dirata-ratakan dari sejumlah tahun (Pace,
1983:124)
Setiap lingkungan kerja memiliki atmosfer kerja yang berbeda. Gibb (1986) dalam Curtis (1992) membagi iklim ke dalam dua kategori
yaitu Supportiveness Climate (Iklim Mendukung) dan Defensive Climate (Iklim
Bertahan). Kedua jenis iklim tersebut saling bertolak belakang satu sama lain. Iklim mendukung mempunyai karakteristik
deskripsi, orientasi masalah, spontanitas, empati, kesamaan, dan
provisionalisme. Sementara itu, iklim bertahan mempunyai karakteristik
evaluasi, kontrol, strategi, kenetralan, keunggulan, dan kepastian.
Manajemen Konflik dalam Komunikasi Organisasi
Rintangan Komunikasi Organisasi
Dalam komunikasi organisasi, hal-hal yang menjadi rintangan komunikasi
dapat berasal dari proses pengiriman dan penerimaan pesan atau faktor personal,
serta dari fungsi sistem organisasi itu sendiri atau faktor organisasional.
Faktor personal lain yang sangat penting dalam memberikan kontribusi
sebagai rintangan adalah persepsi manusia. Ini karena persepsi dapat
mempengaruhi kemampuan manusia dalam memandang dan memahami suatu realita.
Orang yang berbeda dapat mempunyai pemahaman yang berbeda terhadap suatu
realita yang sama.
Sementara itu, faktor organisasional yang bisa memberikan kontribusi untuk
menjadi rintangan komunikasi organisasi adalah kedudukan atau posisi dalam
organisasi, hierarki dalam organisasi, keterbatasan komunikasi, hubungan yang
tidak personal, sistem aturan dan kebijaksanaan, spesialisasi tugas,
ketidakpedulian pimpinan, prestise, dan jaringan komunikasi itu sendiri.
Usaha-usaha yang dapat dilakukan untuk mengatasi rintangan komunikasi
tersebut adalah menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi, menciptakan
prosedur untuk mengimbangi distorsi pesan, menghilangkan pengantara antara
pembuat keputusan dengan pemberi informasi, dan mengembangkan pembuktian
gangguan pesan.
Konflik dan Kekuasaan dalam Organisasi
Tidak dapat dipungkiri, hampir semua organisasi pernah mengalami konflik.
Konflik organisasi dapat terjadi pada berbagai tingkatan, yaitu pada tingkat
interpersonal, antarkelompok, dan antarorganisasi (Miller, 2000:184). Ada
banyak hal yang dapat menjadi penyebab timbulnya konflik dalam sebuah
organisasi, baik yang berasal dari foktor internal maupun dari faktor
eksternal. Penyebab internal merupakan penyebab yang berasal dari dalam organisasi,
terutama dari diri anggota-anggota organisasi itu sendiri. Sedangkan penyebab
eksternal adalah penyebab yang datang dari pihak lain di luar organisasi
tersebut.
Konflik pada umumnya dianggap sebagai hal yang akan selalu membawa dampak
negatif dan dapat menghancurkan organisasi. Pandangan ini tidak seluruhnya
benar, karena konflik juga ternyata dapat menimbulkan dapampak positif yang
membangun. Konflik dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi, atau
sebaliknya menghambat pencapaian tujuan tersebut.
Pimpinan organisasi harus memiliki kemampuan mengetahui gejala konflik agar
dapat mencegah, mengarahkan, atau
menghilangkannya. Menyelesaikan suatu konflik memang bukan pekerjaan yang
sepele, berbagai hal harus dipertimbangkan agar dapat menghasilkan keputusan
dan tindakan terbaik. Sebenarnya hal yang penting untuk dilakukan pimpinan
adalah mencegah timbulnya konflik yang dapat mengarah negatif. Bila upaya
pencegahan tidak dapat dilakukan, maka konflik harus diketahui sedini mungkin
agar tidak berkembang menjadi parah. Ada lima karakteristik yang perlu ada
untuk sebuah manajemen konflik (de Vito dalam Curtis, 2000:58), yaitu
keterbukaan, empati, sikap mendukung, sikap positif, dan kesamaan.
Perilaku dan Jaringan Komunikasi Organisasi
Pentingnya Proses dalam Perilaku Organisasional
Konsepsi proses pada dasarnya dikaitkan dengan masalah “bagaimana”, dan
untuk sebagian besar dengan pertanyaan “mengapa”. Konsepsi itu menekankan
dimensi perilaku dan dimensi interaksi dari suatu keadaan. Ia juga menekankan dimensi
nilai yang sering kali diabaikan. Jadi proses mencakup seluruh dinamika yang
mendasari sebagian besar isi dan masalah perubahan.
Berbicara tentang proses sebagai suatu dimensi yang penting untuk
diperhatikan, mungkin ada gunanya untuk mempertimbangkan proses dari segi
pandangan berbagai tingkat. Dalam suatu organisasi ada beberapa tingkat yang
beroperasi dari orang-orang yang bekerja di dalam organisasi sampai seluruh
masyarakat di mana organisasi itu berfungsi. Terdapat sembilan tingkat yang
berbeda-beda yang dapat diidentifikasikan antara tingkat mikro (perorangan) dan
tingkat makro (masyarakat).
Banyak model-model perilaku organisasional yang muncul selama 100 tahun
yang lalu, dan hanya empat dari model itu yang penting dan cukup menonjol yang
perlu dibahas lebih lanjut. Model tersebut adalah autocratic, custodial,
supportive dan collegial. Keempat model ini mewakili secara historis evolusi
pemikiran manajemen.
Jaringan Komunikasi dan Pengembangan
Keorganisasian
Komunikasi keorganisasian dapat didefinisikan sebagai proses aliran
(pengiriman dan penerimaan) pesan-pesan yang berorientasikan tujuan di antara
sumber-sumber komunikasi, dalam suatu pola dan melalui suatu medium atau media
Tujuan komunikasi keorganisasian adalah memberikan informasi; umpan balik;
pengendalian; pengaruh; memecahkan persoalan; pengambilan putusan; mempermudah
perubahan; pembentukan kelompok, menjaga pintu.
Komunikasi keorganisasian mempunyai suatu pola aliran atau jaringan. Dalam
suatu organisasi dengan beberapa sumber (orang pada berbagai tingkat)
pesan-pesan yang dikirimkandan diterima dapat mengikuti suatu pola tetap yang
taat asas. Pola-pola seperti itu sangat berguna, dan dapat merupakan indikator
yang baik.
Telah diadakan penelitian secara luas atas pola-pola aliran komunikasi dan
dikenal sebagai penelitian jaringan komunikasi. Kebanyakan dari penelitian itu
diadakan terhadap kelompok-kelompok kecil yang terkendali. Suatu jaringan
merupakan suatu sistem dari berbagai titik komunikasi untuk pengambilan
keputusan.
Dalam kebanyakan penelitian jaringan, suatu kelompok kecil (biasanya
terdiri dari lima orang) diberi suatu tugas, dan kelompok ini berfungsi dalam
komunikasi yang terkendalikan. Pengarahan komunikasi dikendalikan sesuai dengan
jaringan yang berbeda-beda, pengaruh tiap jaringan terhadap prestasi dan
kepuasan dipelajari.
Suatu jaringan komunikasi berbeda dalam besar dan strukturnya, misalnya
mungkin hanya di antara dua orang, tiga atau lebih dan mungkin juga diantara
keseluruhan orang dalam organisasi. Bentuk struktur dari jaringan itu pun juga
akan berbeda-beda.
Peranan individu dalam sistem komunikasi ditentukan oleh hubungan struktur
antara satu individu dengan individu lainnya dalam organisasi. Hubungan ini
ditentukan oleh pola jaringan individu dengan arus informasi dalam jaringan
komunikasi. Untuk mengetahui jaringan komunikasi serta peranannya, dapat
digunakan analisis jaringan.
Pengembangan organisasi (PO) sebagai ancangan terhadap perubahan yang
direncanakan dalam organisasi, beberapa tahun terakhir ini sangat banyak
dipergunakan. Beberapa penulis telah mendefinisikan PO dengan cara yang
berbeda-beda. Walaupun ada beberapa titik persamaan dalam definisi-definisi
ini, juga tercermin beberapa tekanan khusus di dalamnya.
Ancangan PO terhadap perubahan memperlakukan organisasi sebagai suatu
sistem, ungkap Pareek. Dalam hal ini PO berlainan dari penelitian tindakan.
Sementara yang terakhir ini berusaha memecahkan satu persoalan tanpa banyak
menghiraukan soal-soal yang berhubungan dalam organisasi, yang pertama mepertimbangkan
seluruh organisasi. Ini berarti memahami organisasi dalam kaitan dengan
lingkungannya, serta dinamika intern dari organisasi itu.
Strategi dan Inovasi dalam Komunikasi
Organisasional
Strategi dan Solusi dalam Komunikasi
Organisasional
Terdapat empat
kategori yang memperkuat performa manusia dan organisasi, mencakup
aktivitas-aktivitas: 1) Strategi training (pelatihan); 2) Strategi individual
development (pengembangan individu); 3) Strategi organization development
(pengembangan organisasi); dan 4) Strategi technical resource development
(pengembangan sumber daya secara teknis).
Setiap kategori
strategi secara khusus memilih pelatihan dan metode pengembangan yang
didasarkan pada satu atau lebih perbedaan filosofi atau teori yang menghasilkan
perubahan dalam human being (manusia). Mereka sering kali mengacu kepada tiga
dasar pendekatan untuk memodifikasi perilaku: rational, behaviors, dan
experential.
Selain berkonotasi “jangka panjang”, strategi manajemen juga mengandung
konotasi strategi. Kata strategi sendiri mempunyai pengertian terkait dengan
hal-hal seperti kemenangan, kehidupan, atau daya juang. Artinya menyangkut hal
yang berkaitan dengan mampu atau tidaknya perusahaan atau organisasi menghadapi
tekanan yang muncul dari dalam maupun dari luar. Kalau
dapat, maka ia akan terus hidup, kalau tidak, ia akan mati seketika.
Analisis digunakan
secara ekstensif dalam suatu organisasi untuk menetapkan status yang terjadi,
termasuk fungsi, program, dan aktivitas. Analisis digunakan untuk menemukan apa
yang terjadi dan memutuskan apa kelebihan waktu yang telah diberikan. Seperti
sebuah diagnosis medis atau diagnosis otomatis, diagnosis organisasional
memberikan gambaran bagaimana system dalam organisasi berlangsung. Gambaran
yang diperolah dari analisis kemungkinan untuk mengetahui kekuatan, kelemahan,
dan kemapanan prosedur untuk mengambil tindakan korektif (benar).
Inovasi dalam Organisasi.
Dalam kenyataannya, pemikiran inovasi berlangsung hampir di setiap
organisasi, dan banyak sekali organisasi perguruan tinggi menganggap proses
inovasi sebagai salah satu fungsi utama dalam organisasi yang berkaitan dengan
produksi (menyangkut kegiatan apa yang telah dikerjakan) dan pemeliharaan.
Inovasi adalah proses pengadopsian ide-ide baru, sedangkan innovativeness
adalah sifat dari unit pengadopsian, yaitu tingkatan yang diberikan suatu unit
sebelum unit lain melakukan adopsi inovasi.
Proses inovasi dalam organisasi: (1) inovasi adalah sesuatu dari sejumlah
kemungkinan yang direspons oleh organisasi untuk mempertemukan suatu tindakan
kekuatan eksternal pada organisasi, (2) proses inovasi melalui sejumlah
tahapan, mencerminkan peningkatan komitmen oleh organisasi, (3) proses ini
tidak berjalan secara langsung, tetapi interaktif, (4) salah satu pengukuran
paling baik dari efek inovasi adalah perubahan dalam efektif tidaknya seluruh
organisasi.
Pengertian komunikasi verbal adalah komunikasi yang menggunakan
simbol-simbol atau kata-kata, baik yang dinyatakan secara oral atau lisan
maupun secara tulisan.
Komunikasi verbal merupakan karakteristik khusus dari manusia. Tidak ada
makhluk lain yang dapat menyampaikan bermacam-macam arti melalui kata-kata.
Kata dapat dimanipulasi untuk menyampaikan secara eksplisit sejumlah arti.
Fungsi pesan dalam organisasi adalah untuk memberi informasi, membujuk,
memerintah, memberi instruksi, dan mengintegrasikan organisasi. Berlo
mengatakan pula bahwa fungsi utama dari pesan dalam organisasi adalah untuk
produksi atau agar tugas-tugas organisasi dilakukan untuk inovasi atau
menyelidiki alternatif dari tingkah laku yang baru bagi organisasi dan untuk
pemeliharaan atau menjaga sistem dan komponennya agar tetap berjalan lancar.
Sedangkan Greenbaumm mengemukakan fungsi pesan adalah untuk mengatur, untuk
melakukan pembaharuan, integrasi, memberikan informasi dan instruksi.
Beratus-ratus ribu gerakan tubuh manusia yang berbeda-beda dapat dibuat
sebagai sinyal komunikasi nonverbal, tetapi dalam bagian ini hanya dipilih
beberapa gerakan dasar yang banyak digunakan orang. Di antaranya adalah yang berhubungan
dengan suara manusia atau vokalik, gerakan badan seperti kepala, mata, bahu,
tangan, kaki, sentuhan, sikap badan, penggunaan ruang atau jarak dan penggunaan
waktu, serta metafora.