Distorsi pesan acapkali kita temui, baik dalam kehidupan sehari-hari maupun dalam aktivitas organisasional. Efek dari terjadinya distorsi pesan adalah pengaburan fakta dan data yang sebenarnya. Apabila distorsi komunikasi ini kerap terjadi di sebuah organisasi, tentu akan fatal akibatnya. Maka terjadinya distorsi pesan/distorsi komunikasi di organisasi harus dihilangkan atau diminimalisir.
Ketepatan mengkomunikasikan suatu pesan berarti adalah kemampuan seseorang atau pengirim pesan (komunikator) untuk memproduksi dan mengemas pesan yang disesuaikan dengan penerima pesan (komunikan) yang dituju, sehingga pesan tersebut dapat diterima dan diinterpretasikan dengan tepat oleh komunikan sesuai dengan apa yang dimaksud oleh komunikator.
Sebaliknya, distorsi komunikasi/distorsi pesan adalah kekurangtepatan atau perbedaan arti di antara apa yang dimaksudkan oleh komunikator dengan apa yang diinterpretasikan oleh komunikan.
Namun tidak selamanya distorsi pesan ini terjadi karena ketidakmampuan komunikator dalam mengemas pesan. Apabila kita mengingat kembali proses komunikasi berdasarkan formula Shanon & Weaver, maka dalam sebuah proses komunikasi tidak terelakkan adanya noise (gangguan) yang dapat terjadi selama sebuah proses komunikasi berlangsung. Sedangkan distorsi komunikasi dapat digolongkan sebagai noise yang terjadi pada sebuah proses komunikasi.
Faktor-faktor yang mempengaruhi terjadinya distorsi komunikasi adalah:
1. Faktor Personal:
- seorang individu akan mengamati apa yang terjadi di sekelilingnya secara selektif. Ini berhubungan dengan keterbatasan panca indera seseorang dalam menangkap semua stimulus yang terjadi di sekelilingnya. Dalam hal ini akan terjadi proses seleksi fenomena apa yang akan diamati oleh seseorang. Proses seleksi ini mengakibatkan apa yang terjadi di depan mata seseorang belum tentu diketahui dengan pasti oleh orang tersebut (luput dari perhatiannya).
Contoh: ketika seorang karyawan (A) diberi pengarahan oleh atasannya di dalam ruang kerja, ada hal yang lebih menarik yang menjadi pusat perhatian A, misalnya data tentang mutasi karyawan yang tertulis di white board atasannya sebagai bahan rapat nanti siang. Selama perhatian karyawan terpusat pada tulisan di white board, maka besar kemungkinan dia tidak menyimak pengarahan yang diberikan atasannya. Maka distorsi pesan akan terjadi.
- Seorang individu secara konsisten melihat sesuatu sesuai dengan apa yang mereka percayai. Persepsi kita mengenai sesuatu sangat dipengaruhi oleh keyakinan kita akan sesuatu tersebut. Bisa dikatakan ini bagaikan sugesti.
Contoh: Persepsi seorang atasan di mata bawahan adalah orang yang berwibawa, tidak bisa bersenda gerau dengan bawahannya dan selalu mengawasi setiap tingkah laku bawahan. Padahal belum tentu semua pimpinan bersifat dan bersikap demikian. Namun karena persepsi seperti itu sudah berurat akar pada pikiran bawahan, maka bawahan akan memandang atasannya seperti apa yang dia persepsikan, wapaupun persepsi itu belum tentu benar. Ini adalah salah satu faktor penyebab terjadinya distorsi komunikasi.
- Bahasa atau kata yang kita gunakan untuk mendeskripsikan sesuatu kadang kurang tepat atau tidak tepat. Juga sering pada pengungkapan pesan dengan bahasa lisan terjadi ketidak konsistenan antara bahasa verbal dengan bahasa non verbal. Ini bisa mengakibatkan distorsi pesan.
- Pesan yang meragukan, baik dari segi arti, amksud, dan efeknya. Keraguan arti pesan berkenaan dengan ketidakpastian perkiraan apa arti pesan yang sesungguhnya. Ini disebabkan karena pengirim pesan tidak mampu mengemas pesan dengan baik sehingga apa yang ingin dia sampaikakn tidak dapat dimegerti oleh penerima pesan. Keraguan maksud berkenaan dengan ketidakpastian alasan mengapa pengirim pesan menyampaikan pesan tertentu dalam kondisi tertentu, artinya tanpa ada penjelasan mengapa pengirim menyampaikan pesan. Sedangkan keraguan efek berkenaan dengan ketidakpastian memprediksi atau memperkirakan konsekuensi yang mungkin terjadi dari sustu pesan. Kesemua keraguan tadi dalam aktivitas organisasi akan mengakibatkan terjadinya distorsi komunikasi.
2. Faktor Organisasi
- Kedudukan atau posisi dalam organisasi. Kedudukan atau posisi seseorang dalam organisasi akan mempengaruhi cara orang berkomunikasi dan mempersepsi suatu pesan. Maksudnya suatu pesan yang sama akan ditanggapi secara berbeda oleh karyawan yang berasal dari unit-unit yang berbeda.
- Keterbatasan komunikasi. Keterbatasan yang ditentukan oleh organisasi di mana seseorang boleh berkomunikasi dengan yang lain dan ketentuan siapa yang boleh membuat keputusan, mempengaruhi cara anggota organisasi berkomunikasi. Sentralitas pengambilan keputusan pada pihak pimpinan menyebabkan menumpuknya informasi dan banyaknya keputusan yang harus diambil dalam waktu cepat. Kondisi seperti ini dapat mengakibatkan, antara lain: pesan yang penting terabaikan, terjadinya penundaan dalam merespons pesan yang penting, respons yang diberikan pada pesan tidak tepat, reaksi terhadap pesan hanya pada permukaannya saja.
- Hubungan yang tidak personal. Karakteristik komunikasi pada organisasi yang formal dan tidak personal mengarahkan pada tekanan-tekanan yang bersifat emosional. Ketidakmampuan individu dalam organisasi untuk melakukan pendekatan hubungan manusiawi (human relations) dalam setiap kegiatan organisasi akan mengakibatkan terabaikannya faktor-faktor psikologis dari mereka yang terlibat dalam komunikasi.
- Sistem Aturan dan Kebijaksanaan. Sistem Aturan dan Kebijaksanaan yang kaku, rutin, dan tidak bersifat interpersonal menyebabkan hubungan yang kaku juga di dalam organisasi.
- Ketidakpedulian Pemimpin. Sikap tidak peduli pemimpin organisasi juga merupakan penghalang dalam proses komunikasi yang dapat menyebabkan distorsi komunikasi organisasi. Faktor dominan dari ketidakpedulian pemimpin yang bisa menyebabkan distorsi adalah ketidakinginan pimpinan untuk membuka komunikasi dua arah. Komunikasi dua arah berdasarkan persepsi mereka adalah pemimpin memberikan instruksi kerja dan karyawan memberikan laporan kegiatan.
Apa usaha yang dapat dilakukan untuk mengurangi distorsi komunikasi organisasi?
1.Menetapkan lebih dari satu saluran komunikasi
2.Menciptakan prosedur untuk mengimbangi distorsi
3.Menghilangkan gap/jurang pemisah antara pembuat keputusan dengan pemberi informasi
4.Mengembangkan pembuktian gangguan pesan.
ConversionConversion EmoticonEmoticon