Membuat surat pembaca adalah salah satu keahlian yang harus dikuasi oleh seorang praktisi humas. Bagi praktisi humas, salahsatu fungsi surat pembaca adalah untuk menanggapi isi media massa yang menyangkut tentang perusahaan yang diwakilinya. Dalam pelaksanaannya, ada beberapa jenis surat pembaca, yaitu:
1. Surat pembaca untuk mengoreksi kesalahan
2. Surat pembaca sebagai alat publisitas
3. Surat pembaca untuk mengkritik kesimpulan wartawan
4. Surat permohonan publisitas ketika suatu perusahaan tidak disebut dalam pemberitaan
5. Surat ucapan selamat
Adapun unsur-unsur yang perlu disampaikan dalam surat pembaca adalah:
1. Tanggal dan halaman tempat informasi yang salahj muncul di surat kaba
2. Informasi keliru yang sudah tersebar
3. Informasi yang benar
4. Nama dan jabatan penulis surat pembaca
Dalam upaya menanggapi surat pembaca yang muncul di media massa terkait dengan perusahaan yang diwakilinya, maka strategi yang dapat digunakan oleh praktisi humas adalah sebagai berikut:
1. Defensive respon strategy
2. Diversionary responses strategy
3. Vocal commiseration strategy
4. Strategic inaction
Surat pembaca ialah salah satu jenis surat yang diklasifikasikan termasuk jenis surat pribadi disebabkan surat ini digunakan untuk kepentingan pribadi. Ciri-ciri dari surat pembaca adalah di bawah ini.
-. tidak memiliki kop/kepala surat
-. format dari surat pembaca bebas
-. adanya salam pembuka yang variatif
-. tidak terdapat nomor surat
-. bahasa yang dipakai bebas (suka-suka penulis)
-. salam penutup yang variatif
Surat pembaca biasanya dikirim oleh pembaca agar surat itu ditampilkan di media-media berikut ini.
-. koran
-. majalah
-. tabloid
-. buletin
-. dan sebagainya
Isi dari surat pembaca pun beraneka ragam, diantaranya adalah di bawah ini.
-. keluhan
-. ucapan terima kasih
-. saran
-. permohonan maaf
-. pengumuman
-. himbauan
-. kritik
-. pendapat
-. dan lain-lain
Mengapa surat pembaca termasuk kepada surat pribadi? Tarigan pada tahun 2008 mengemukakan alasannya. Menurutnya, surat pembaca digolongkan ke dalam surat pribadi karena memiliki tanda yaitu bahasa yang digunakan alami, sintaksis sehari-hari, dan memang tulisan pribadi dari seseorang.
Surat pembaca, pada umumnya berjumlah sekitar tiga hingga lima paragraf. Isi dari surat pembaca sebaiknya dibuat sejelas mungkin, tidak bertele-tele agar tidak membingungkan pembaca kelak. Adapun dalam menulis surat pembaca, penulis harus menghindari penerapan singkatan yang tidak lazim, penggunaan istilah/kata asing yang tidak umum, dan sebagainya.
ConversionConversion EmoticonEmoticon